No.118【結束力が高まる会議の秘訣。】

皆さん、こんばんは!

 

日光は苦手で有名な
鎌形です。

 


改めまして、
今日も絶好調⤴まるの鎌形です!

 

 

今日はとっても熱い1日でした。

 

仕事終わりのハイボールが待っておりますので、

 

今日は即座にスタート!(笑)

 


─┤インデックス├─・──・──・──・
【1】全員参加会議
【2】同じものをみて話す
─・──・──・──・──・──・──・


前回は、

 

心配は伝染する。

 

その心配、必要ですか?

 

というお話をしました。

 

 
前回のブログはこちら↓↓
http://goo.gl/PGTkep

 



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【1】全員参加会議
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今日は院内で行う結束力を高める会議のお話。

 

 


医院経営をしていく中で、

 

チーム全体の成果をより高めていくためには、

 

社員さん、スタッフさんの指導・育成が欠かせません。    

 

 

 

その時に、

 

院長やリーダーが

 

大切にしなければならないことがあります。    

 

 

 

それが、

 

全員が参加する会議であること

^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

 

 

 

全員参加というのは、

 

参加した全ての人が発言をするという意味です。

 

 

 


まるが、医院にお伺いして、

 

ファシリテート(会議の進行・場作り)をするときには、

 

必ずこれを行います。

 

 

クライアントさんからは、

 

まるが外部の人間だから

 

その場の空気感が引き締まるということで、

 

その点はとても重宝していただいています。  

 

 

 

 チームで物事を進めていく際におこりがちなのが、

 

「声の大きい人の意見が通りやすくなる」

 

ということ。

 

 

 

お〜〜れ〜〜はジャイア〜ン!

 

的な

 

タイプなんですが、

 

声の大きいだけでなく、

 

その人の立場や役職、押しの強さ、

 

理論的な発言などで

 

みんなが受け入れざるをえないような人のことをいいます。  

 

 

 

 

たしかにそういう人が1人いるだけで、

 

チームとしての意見はまとまりやすくなります。

 

 

 

でも注意しなければならないのは、

 

それによって    

 

 

【他の人の意見が埋もれる可能性がある】

 ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

 

ということです。

 

 

 

院長やリーダーは、

 

常に全員の意見を吸い上げることが

 

できたかどうかを意識するといいです。    

 

 

 

 

なぜなら、

 

普段発言をしないような人のほうが

 

全体を見えていたりするからです。

 

 

 

会議の場で、

 

自ら発言をしないという人は、

 

とても【空気の読める人】です。

 

 




洞察力に優れており、

 

人が気がつかないことに気づいたりするんです。

 

 

 

でも、空気を読み過ぎるが故に、

 

【まあ、ジャイアンにまかせておけばいいわ】

 

的な謙虚な姿勢で発言を控えてしまうんです。  

 

 

 

でも、

 

その人の言う意見は的を得ているし、

 

チームとしての成果を促進するものであることが多い。

 

 

 

過去の経験上、

 

必ずそういう人が医院の中に1人、2人はいます。

 

 


その人達の声にも耳を傾けて下さい。

^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

 

 

それができるようになると

 

本当の意味での全員参加会議になります。    

 

 

 

 

そして、それを実現する方法として、

 

オススメなのが、

 

フセンを使った会議です。

^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

 

 

 

あるテーマ、議題の会議を行う際には、

 


いきなり議論にはいらず、

 

 

まずは自分で議題に対する回答を

 

何でもいいので書いてもらうんです(^^)

 

 

 

 1分間、2分間程度の時間を決めて、

 

まずはフセンに意見を書いてもらいます。

 

 


そして次に、

 

ワンツーグループという手法を使って、

 

二人組みで議論をしていただきます。    

 

 

そしてそこで、意見をすりあわせた上で、

 

今後は全体に発表をして頂くという手順をとります。

 

 

書く→二人組でシェア→全体シェアという順で

意見を吸い上げていくわけです。

 

 

ワンツーグループの詳細はこちら↓↓
http://goo.gl/iMzVa7    

 

 

 

この全員参加の会議は、

 

チームの成果をより高めるためには

 

非常に有効な手段です。

 

 

 

スタッフさんの感想を聞くと、

 

何かしらの気づきと、行動意欲を持ちかえってもらえます。

 

 

 

医院経営の課題が、

 

ここ数年ずっと変わっていないというような医院は、

 

ぜひ試してみると良いと思います(^^)

 

 


コツさえつかめば誰でも出来ます。

 

 

ただ、どうしても組織の歴史が長かったり、

 

スタッフ間の仲が良すぎたリすると、

 

会議の緊張感がなくなります。    

 

 

 

 

そんな時には、

 

最近はやりの

 

【第三者】を入れることをおすすめします。

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【第三者】が入ることで、

 

会議はよりスムーズに進みます。

 

 

 

良い緊張感ができるからです。

 

 

 

 

まるでも、

 

もちろんお手伝いできますし、

 

身近な協力者が居る方は、

 

【第三者】にお手伝いしてもらって下さい。

 

 

 

【第三者】の緊張感。

 

 

これは会議をスムーズに進めるスパイスです。

 


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【2】同じものをみて話す
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意思疎通が上手くいかない

 

会議には共通点があります。

 

 

 

それは、

 

 

ホワイトボードや、

^^^^^^^^^^^^^^^^

フセンを上手く使っていないということです。

^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

 

 


実は会議参加者の皆さんが

 

同じ言葉、同じ単語を使っていたとしても、

 

それぞれがイメージしていることは、全然違う(-"-)

 

 

 

こんなことがしょっちゅう起こっているんです。

 

 

 

例えば、

 

「できるだけ早く」


「あとすこし」

 

「顧客満足」

 

「社員満足」

 

 

 

こうゆう言葉を聞いて

 

イメージするものは、

 

人によってまちまちだということです。

 

 

あとすこしというのが、

 

1時間かもしれないし、

 

1日かもしれないし、

 

1週間、1ヶ月かもしれないんです。

 

 

 

 


そのイメージのズレが大きな差になって、

 

意思疎通がまったくとれない会議が出来上がっていきます。

 

 

 

 

 


そこでオススメするのが、

 

ホワイトボードやフセンを用いて、

 

常に目に見えるものに表し、    

 

それを参加者の皆さんが

 

みながら進めるという手法。

 

 

 

 

 

これは、

 

当たり前のようなんですが、

 

非常に重要なんですねー。

 

 

 

 

全員が同じものをみることで、

^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

イメージのズレをなくしていくんです。

^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^

 

 



デザインなどの

 

ビジュアルについての議論をするときも同じです。

 

 


例えば、

 

パンフレットやホームページ、

 

看板などのデザインを全員で会議するときには、

 

必ず、画を元に議論をします。

 

 

 

まだ構成段階であれば、

 

どこか別の医院のホームページや雑誌、

 

写真などの画を元に話をすると、    

 

共通のイメージを描きやすくなります。

 

 

 

共通イメージを持った会議は、

 

結束力を強めることができるんですねー(^^)

 

 

 

 

これやってみると、

 

うそのように変わりますよ(^^)

 

 

 

皆さんの医院では、

 

どのように会議を進めていますか?

 

 


1人の人が発言しまくってませんか?

 

 

 

何かいいたそうな人が、

 

発言できない状態になっていませんか?
    

 

言葉だけで共通認識のないまま会議を進めていませんか?

 

 

スタッフさんは、自分の意見を紙に書いていますかの?    

 

 

発言する時に、安心・安全の場づくりをしています?

 

 

 

是非、共通イメージのために

 

「同じものを見て話す」を習慣にしてみてください。

 

 

 

 

本日はここまで!

ありがとうございましたm(__)m

 

 

 

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