第34回【あなたはどのレベル?タスク管理ってどうしてますか?】

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(1日一人ぐらいのペースだなー)

いつも
本当にありがとうございます。

 

まるの鎌形です。

第34回、お届けします。


皆さんおはようございます!

私毎ですが、、、

今度、ボクシングを始めることにしました\(^o^)/

理由はちゃんとありまして、

経営者にはいくつかの種類がありますが、

私の弱点を克服する為に通います。


また、成果が上がってきたら報告しますね(笑)


それでは本日もスタート!!

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あなたはどのレベル?
今日一日、何をするのか把握していますか?
明日は何をするのか把握していますか?
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コレは結構できてる人は多いんじゃないでしょうか??

世間でいうところのタスク管理というやつです。


では、もう少し聞きます。

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3日後何をするのか把握していますか?

1週間後何をするのか把握していますか?

今月の予定で、

20日には何をする予定ですか??

25日には何をする予定ですか??
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どうでしょうか?


すぐに予定を把握している!という方。


素晴らしい〜(^O^)



ちなみにここでいう予定を把握している。というのは、
誰々に会う。というアポイントメントが入っている。
定例会議。という予定が入っている。などのざっくりした予定ではありません。


要は、25日には、
●●に電話をする。
●●さんに◯◯の件で、確認を取る。
▲▲に向けて、資料準備をする。
□□さんに郵送物を送る。
■■が控えているので、情報を集める。
グーグルで「◯◯」と検索して、必要な情報を集める
 △△さんに、「◯◯したいので、教えてください」と質問する。

などの具体的な予定です。

つまり、それを確認すれば、即行動に移せるレベルの予定のことです。



ちゃんと把握出来ていますか??


できていない。という方。


それは、本当の意味で、タスク管理ができていないかもしれません(*_*)



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言ったことをやらない人は信用されない。
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まず言ったことをやらない人。
これが一番信用されない人です(*_*)


そして、面白いことに
そういう人は今の世の中に非常に多いです。


しかも、無意識に、言ったことをやらない人。
これが非常に多い。


ひどい人だと、自分が発したことですら、
認知していないことがあります。


たとえば、
誰かと会話をしている最中に

今度●●の件の資料を送りますねー!

と、発したのにも関わらず、それを忘れてしまい、そのまま放置します。


すると、相手はこう思います。


この前、●●の資料をくれるっていってたけど、全然こないなー。
忘れちゃったのかなー?・・・なんだか雑な人。信用できないなー。


そして、心の中で、思っただけで、
それを口に出して、【あの件はどうなったの??】と教えてくれる心の広い人は少なく、
多くの場合は、そっとその人から離れていきます。


こうゆうことが本当に頻繁におきています。
非常にもったいないことです(*_*)


そして、1回ならまだしも、
こういったことを起こしてしまう人は、
たいてい何度も何度も同じことを繰り返します。


いくら良いサービスを提供したところで、
いくら人柄が良いと思われたところで、
いくら頭がきれると思われたところで、


こうゆうところの過ち。
この積み重ねがいちばん信用を落とします。


小さなことかもしれないですが、
信用を得るのも、信用を失うのも、実はその小さな小さな積み重ねなんです。


一つ、一つ、丁寧に対応していかないと、
本当に誰にも信用されなくなってしまいます。



では、なぜ、自分の言ったことを忘れてしまい、
言ったことをやらない人が多いのでしょうか??


その人は、
その場で、突発的に答えているだけで、
自分の頭には自分の言ったことが全く入っていないのでしょうか?



多分違います。



その答えは、

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自分の言ったことはその場では覚えている。
だけど【すぐに忘れる】
だから、言ったことが守られない。
しかも、情報が管理できていないので、いろんな
【情報に埋もれて、いつ、どんな行動を取ればいいかがわからなくなる】
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だと思います。


私の前職時代は、
100件以上の顧客の管理、チェック、フォローに加え、
新規営業、組織のクレーム対応、部下の管理、育成をしなければいけない
という状況化にありましたので、タスク管理というのは非常に重要でした。

マルチタスクをこなせる人間。
(複数の仕事を同時にこなせる人間)
というのは、非常に重宝されていたので、
タスク管理が出来ることは、当たり前ですが、重要視されていました。


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アナログが一番のタスク管理方法
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私、自分でいうのもなんですが・・・。

かなりのタスク管理オタクです(^^)

いろんな方法を行って来ましたが、
一番良い方法があります。

私はこの方法はかなりしっくり来ています。

それが、アナログでのタスク管理です。

タスク管理の方法というと、
私もこれまでにいろんな方法を試してきました。

エクセルで管理したり、
Googleカレンダーで管理したり、
手帳で管理したり、
付箋で管理したり、
メールで管理したり、
いろんな方法があると思いますが、


目的は、以下の問題を解決できることです。
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自分の言ったことはその場では覚えている。
だけど【すぐに忘れる】
だから、言ったことが守られない。
しかも、情報が管理できていないので、いろんな
【情報に埋もれて、いつ、どんな行動を取ればいいかがわからなくなる】
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

この問題を解決出来るのであれば、
どんな方法でも問題ありませんよね(^^)

そして、今、私が行っている方法は、
手帳はほとんど使いません。


A4の紙を半分に切ります。
※経費削減の為、片面印刷済みの裏紙を使用します。
大きさでいうとA5です。

人によってはA4のままでもいいと思います。


それを束ねて、左上に日付を入れていきます。

向こう1ヶ月分の日付入りの紙を作成します。
※今現在であれば、今日7/4から書き出し、
7/5
7/6
7/7
7/8
7/9
7/10
7/11
7/12
7/13
...(中略)
8/4
8/5


と記載をしていきます。


あとは、その紙に、
書いてある日付の日に何をするのか??を記載している。


これだけです。



この作業を私の場合は、2つのパターンで記載しています。

1つ目は、
毎日、帰宅する前に15分程度使って、1ヶ月分の予定をチェックし、
予定を立てています。

この日にはこのアポがあるので、
その3日前ぐらいにはこういった作業が必要だな。

とか、

●●日が納期だから、1週間前のこの日には、MTGが必要だから、
2週間前のこの日に、周知のメールを作成する作業が必要だな。

とか、

こういったことをすることで、
視点が目先だけではなく、最低でも1ヶ月先までは視えるようになります。



2つ目は、
何か会話の中で、自分がやらなくてはいけないことが発生した。
もしくは、◯◯をやります。と相手に発したことがあった。
もしくは、寝起きや、入浴中などに、アイデアがパッと閃いた!ということがあれば、
それを【即記載します。】
忘れない内にその場で、日付入りの紙に記載します。



この2つのパターンを繰り返しているだけです。
だから、私のバックの中には
常に日付入りの紙が入っています。


昔はこれをGoogleカレンダーとか、
デジタル媒体でやっていたんですが・・・

はっきりいって、私はダメです。

デジタルツールの電源が切れたらどうにもなりませんし、
デジタルツールを立ち上げるまでに、時間がかかります。

それに、思考が整理されませんし、想像力が磨かれません。


しかし、アナログであれば、
鉛筆一本、シャーペン一本あれば、
いつでも、どんな時にでも書けます。
また、消しゴムがあればいつでも、予定を作り直せます。


これすごく重要なんですね。


また、アナログを使う最大の理由。

それは、
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【書くこと】
これはおそらく人間が思考する上では非常に大切な行動だからです。
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書くことで、アイデアがどんどん広がっていきます。

まず、文章に起こすということは、
思考を整理しないと、文章化が出来ません。
なので、その時点で、自分の思考が整理されます。

また、書きだした文章を視覚的に見ることで、
さらにその思考を深く認識することができます。

そうすると、新たなアイデアが次から次へと湧いて出てきます。

※これはパソコンのタイピングでも同じような効果が得られそうですが、
タイピングの得意な私でも、書きます。
アナログであれば、図表を使ったり、強調したり、かなり融通がきかせられるからです。
それに書くというのは結構筋肉も使いますので、なんとなく、
身体を動かしているので、アイデアが出やすいような気になります。


そしてこれを繰り返すともう一ついいこと。


それは
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一日に自分がさばける仕事量の目安が分かります。
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日付入りの予定を見れば、一目瞭然です。

この日は、これだけの予定が入っているので、
仕事をこなせそうにない。
だから一日ずらしてこの日に予定を入れよう。

とか、

逆にこの日は、まだまだ予定を詰めれるので、
●●さんに会う予定を入れておこう。

など、かなり俯瞰的なスケジューリングが出来るようになります。


こうやって向こう1ヶ月ぐらいまでの予定は、
きちんと自分が把握した状態を作りたいものです。


優秀な経営者さんたちは
もちろん1ヶ月先なんていうのはいともカンタンに把握しています。


もっというと3ヶ月、半年、1年、5年、10年、20年、50年、100年スパンで
物事を考えていたり、計画していたりします。


もちろん、計画どおりに進むことのほうが少ないですが、
ある程度の動き方をイメージして取り組む人と、
全くイメージをもたずに取り組む人とでは、天と地の差が出ます。


是非、少しずつでもいいので、
自分の予定を把握していきましょう。


毎日の10分、15分の計画を建てるプランニング力。


慣れるまでは時間がかかるかもしれないですが、
この地道な作業の積み重ねが、
未来の自分を作っていくんです。


※私はこの時間が本当に楽しくて仕方がありません。
5分でも、10分でも、計画を建てる時間がないと、不安で不安で仕方ないんです。
全ての頭の中を紙に吐き出して、頭は空っぽな状態で、寝たいんです(笑)


今の自分は、過去の自分の選択の積み重ねです。

未来の自分は、今の自分の選択の積み重ねです。

変えられるのは、【今】しかないですよ。

もったいない人生は歩まないで下さいね。


ぜひ、計画力、プランニング力を磨きましょう。



ちなみに、これはおまけ情報ですが・・・


私は絶対に忘れてはいけないこと、
繰り返し意識が必要なもの、
毎回、定期的に通知が必要なもの、
もしくは、半年先、1年先、2年先などの長期的な予定に関しては、
デジタルを使って管理をしています。


ツールは
Googleカレンダーのアラーム機能を使っています。


例えば、大事なお客さんや友達の誕生日とか、

毎月1回かならず行うこと、

もしくは半年先、1年先、2年先の予定。

これをGoogleカレンダーに登録します。

そして、その日が近づくと、メールで知らせてくれる。


これは非常に便利です(^^)

※Googleカレンダーはスマフォからも更新できるので、場所は問いませんしね。



まとめますと、、、


紙とペンでのアナログ的なもので短期的なもの(1ヶ月以内)を管理して、

Googleカレンダーなどのデジタル的なもので中長期的なもの(1ヶ月以上〜1年〜10年〜)を管理しています。

この組み合わせが私がたどり着いた、今現在で最適な方法です。

もちろん、今後も進化するかもしれませんが・・・(笑)



いつか、これ系の本かセミナーしたいなー。


ぜひ試してみてくださいね!!



本日はここまで!

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最後までお読み頂き有難う御座います。


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